30% schnellere Offerterstellung dank Online-Offertentool

Ausgangslage

Für die Akquise von internationalen Grossprojekten stehen weltweit verschiedene Teams im Einsatz. Bis vor einigen Jahren hatte jedes dieser Teams einen eigenen Prozess und eigene Vorlagen. Die Offerten wurden meist manuell in Excel erstellt. Mit der Zeit hat sich eine Lösung auf Basis von Excel etabliert, welche die Offerten mit Hilfe von Makros und Tabellen mit allen Produkten in eine standardisierte Form brachte. Diese Lösung hatte aber den Nachteil, dass die Daten nicht zentral verwaltet werden konnten und keine Kontrolle über die ausgestellten Offerten vorhanden war

Unsere Lösung

Wir haben eine webbasierte Applikation entwickelt, die allen Benutzern die gleiche Datenbasis zentral gepflegt zur Verfügung stellt. Der Prozess einer Offerte ist klar strukturiert und geführt. Mittels eines Ampelsystems wird sichergestellt, dass die Offerte den Margenvorgaben entspricht. Ansonsten muss die Offerte von einem Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden. Selbst komplexe Rabattstufen können erfasst und verwaltet werden.
Umfangreiche Bearbeitungsoptionen (duplizieren, aus Vorlage erstellen, etc.) helfen dabei, eine Offerte effizient erstellen zu können.

Aus den generierten Daten wird ein Reporting für die Produktionsstandorte für die Produktionsplanung generiert. Dazu werden die Mengen der offerierten Produkte mit der Gewinnchance des Projekts gewichtet und ergeben so einen Vorschlag für die produzierende Menge (Produktions-Forecast).

Ergebnis

Das Tool wird in rund 20 Ländern mit ungefähr 100 Nutzern täglich eingesetzt. Die Zeit zur Erstellung einer Offerte konnte im Vergleich zur händischen Lösung massiv verkürzt werden. Zudem sind alle Prozessschritte sowie Preise und Rabatte transparent nachvollziehbar (Compliance).

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