Integrierte Prozesse leicht gemacht

Um die verschiedenen Prozesse in unserer Firma optimal abbilden zu können, haben wir mehrere Tools im Einsatz. Als Dienstleister im Projektgeschäft - ob Beratung, Konzeption oder Software-Entwicklung - verkaufen wir primär unsere Zeit. Deshalb, und auch weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, erfassen alle im Team ihre exakte Arbeitszeit. Dazu nutzen wir Toggl, da es sowohl unterwegs auf dem Handy als auch auf dem Computer oder im Browser funktioniert. Ausserdem lässt es sich in Jira einbinden, womit jeder Task einzeln erfasst werden kann. Für eine transparente und genaue Zeiterfassung ist uns dies sehr wichtig.

Bei der Entwicklung setzen wir auf die Produkte von Atlassian: Jira für die Ticketverwaltung, Bitbucket als Code-Repository und Confluence als Wiki für die Dokumentation. Jira ist ein extrem mächtiges Projektverwaltungstool, in welchem zum Beispiel verschiedene Workflows für die Tasks definiert werden können. Ausserdem sind dank der Integration mit Bitbucket alle Tickets direkt mit den dazugehörigen Code-Änderungen verknüpft, welche somit direkt nachvollzogen werden können. Innerhalb von Jira verwenden wir von der Methodik her eine Mischung zwischen Scrum und Kanban. Kanban-Boards erlauben uns eine genauen Überblick über den Fortschritt in der Entwicklung.
Für die gesamte Administration - Kundenadressen, Projektübersicht, Abrechnung - verwenden wir das Schweizer ERP Tool Moco. Wir sind erst Ende letzten Jahres darauf gestossen, aber bereits vollauf begeistert. Die Macher kommen auch aus dem Agenturumfeld und das merkt man der Software an. Sie ist genau auf die Bedürfnisse dieses Geschäftsmodells ausgerichtet und bildet den gesamten Projektzyklus ab.

Integration von "best-in-class" Software

All diese Tools sind für uns "best-in-class". Aber natürlich macht die Abrechnung nur Sinn, wenn in Moco auch die geleisteten Stunden hinterlegt sind. Und die umfangreichen Reportings von Jira über Projektfortschritt oder SOLL-IST Abweichungen im Aufwand benötigen ebenfalls die korrekten Zeiten pro Ticket. Deshalb haben wir ein internes Projekt gestartet, um all diese Tools zu synchronisieren. Ziel war, dass in einem ersten Schritt die Zeiten aus Toggl sowohl in Moco als auch in Jira gespielt werden. Zu diesem Zweck haben wir eine eigene kleine Applikation aufgesetzt (basierend auf dem Framework Yii2), welche als Drehscheibe für unsere Integrationen dient. Wir hinterlegen darin Authentifizierungs-Token für die Schnittstellen (API) und verknüpfen die unterschiedlichen IDs (z.B. Projekt-ID aus Moco und Projekt-ID aus toggl) miteinander, um die Zuordnung zu ermöglichen (Mapping). Darauf aufbauend erstellen wir Methoden, welche periodisch aufgerufen werden und so die vollständige Synchronisation ermöglichen.

Dadurch können wir in Moco mit wenigen Mausklicks eine Stundenabrechnung erstellen oder in Jira detailliert Auswertungen vornehmen, müssen aber nicht auf den Komfort von toggl verzichten oder die Zeiten gar doppelt erfassen und eintragen.

Ausblick und Fazit

Natürlich soll es nicht dabei bleiben. Bereits haben wir die Anbindung an SeaFile vorgesehen. SeaFile ist unsere interne Dateiablage in der Cloud, welche sich auf unsere lokalen Computer synchronisieren lässt. Dadurch haben wir quasi einen Netzwerk-Speicher, der aber weltweit verfügbar ist. Die Anbindung sieht vor, dass automatisch im Dateisystem ein Projektordner erstellt wird, sobald wir in Moco ein Projekt eröffnen. Oder dass generierte Rechnungen automatisch als PDF im entsprechenden Ordner abgelegt werden. Gleichzeitig wollen wir unsere "Drehscheibe" zum Kundenportal ausbauen, wo unsere Kunden einen Überblick über ihre Projekte, deren Fortschritt und die Abrechungen dazu erhalten.
Durch diesen hybriden Ansatz ist es uns möglich, mit relativ wenig Aufwand (fast) vollständig integrierte Prozesse und entsprechende "best-in-class" Software dazu zu haben. Ein weiterer Vorteil ist die damit einhergehende Flexibilität: Sollte uns z.B. toggl nicht mehr genügen, können wir einfach diese Komponente austauschen, ohne gleich die "Gesamt-Applikation" neu entwickeln zu müssen.

Falls Sie Ihre Prozesse auch auf solche Möglichkeiten analysieren lassen wollen, können Sie sich jederzeit bei uns melden.